МАЛИНА: УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ
СЕТЬ КОМИССИОНЕРОВ

РУЧНАЯ СБОРКА



ТОРГОВЛЯ



,   Заказчик от нас получил уже полностью настроенную для условий его предприятий программу и его сотрудникам необходимо выполнить ввод начальных остатков и приступить к текущей работе.


Ниже описана последовательность работы персонала в ходе внедрения программы.


На предприятии уже велась деятельность до установки программы. Следовательно, возникла необходимость внести в информационную базу начальные остатки, имевшие место по данным бухгалтерии на дату начала работы с программой. Выбор конкретной даты начала учета предполагает, что остатки вводятся по состоянию на эту дату, далее учет уже ведется в данной программе. Это делается для того, чтобы на дату начала учета остатки уже имели место и с этой даты уже начали бы накапливаться обороты по счетам.

Ввод остатков осуществляется вручную проводками с использованием вспомогательного счета 00. Дебетовые сальдо на активных счетах и кредитовые сальдо на пассивных попадают в базу в корреспонденции с вспомогательным счетом 00.

Если аналитика обширна, можно разделить работу по вводу остатков на нескольких сотрудников бухгалтерии. Например, кто-то вводит остатки по поставщикам, кто-то – по материалам, основным средствам, сотрудникам. То есть каждый создает свою операцию, внутри которой копированием вводит проводки по конкретному счету, но различной аналитике. Главное, чтобы всеми соблюдались общие правила – дата ввода остатков должна быть у всех одинаковая, и все проводки вводятся с использованием вспомогательного счета 00. Тогда в оборотах за дату ввода остатков эти суммы суммируются, и будет получен требуемый результат.

Корректный ввод начальных остатков по отдельным счетам можно осуществить только с помощью специализированных документов, входящих в состав конфигурации. Это документы: ввод остатков номенклатуры (товаров, малоценки, хозрасходов), ввод остатков контрагентов (покупателей и поставщиков), ввод остатков финансов (по кассе и банку), каждый из которых формируется отдельно для каждого подразделения.


Исходя из постановки задачи (комиссионная торговля), склады магазинов-партнеров в программе рассматриваюся как собственные склады. При этом сами магазины-партнеры рассматриваются в качестве подразделений предприятия. Это позволяет рассматривать хранящиеся у них товары как собственность предприятия (что соответствует правилам комиссионной торговли), а оформление их реализации (и, соответственно, списания) происходит при создании расходных накладных, которые создаются пользователем по факту сверки с магазином-партнером.


Ниже представлен порядок работы при внедрении программы.


№№



ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ



КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ


1

Ввод остатков номенклатуры - основной склад

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

2

Ввод остатков номенклатуры - Магазин 1

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

3

Ввод остатков номенклатуры - Магазин 2

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

4

Ввод остатков номенклатуры - Магазин 3

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

5

Ввод остатков по кассе

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

6

Ввод остатков по банку

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

7

Ввод остатков контрагентов (поставщиков)

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

8

Ввод остатков контрагентов (покупателей)

Ввод данных о результатах предыдущей деятельности предприятия

9

Перемещение товаров с основного склада на склад Магазина 1

Пополнение товарных запасов магазинов-партнеров

10

Перемещение товаров с основного склада на склад Магазина 2

Пополнение товарных запасов магазинов-партнеров

11

Перемещение товаров с основного склада на склад Магазина 3

Пополнение товарных запасов магазинов-партнеров

12

Приходная накладная (товар)

Текущие операции по закупкам товаров

13

Расход денег со счета

Текущая работа с финансами (оплата поставщику)

14

Расходная накладная с оплатой за наличный расчет (фронт-офис)

Текущие операции по продаже товаров (создание в фронт-офисе)

15

Приходный кассовый ордер (ПКО) по расходной накладной

Текущие операции по продаже товаров - автоматическое формирование ПКО при оформлении расходной накладной

16

Расходная накладная без формирования ПКО (бэк-офис)

Текущие операции по продаже товаров (создание в бэк-офисе)

17

Приход денег на счет

Текущая работа с финансами

18

Авансовый отчет

Текущая работа с затратами и общехозяйственными расходами

19

Расходный кассовый ордер (РКО)

Текущие операции с подотчетными лицами

20

Списание товаров

Работа со складскими запасами

21

Заказ поставщику

Текущие операции по закупкам товаров

22

Инвентаризация

Работа со складскими запасами

23

Приходная накладная на расходы

Текущая пабота с общехозяйственными расходами

24

Начисление зарплаты

Текущая работа с финансами

25

Выплата зарплаты

Текущая работа с финансами

26

Начисление налогов

Текущая работа с финансами



Описание работы с документами


Документ

Форма документа

Проверка документа

1

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода сумма документа должна отражаться в дебете счета 41.1

Ввод остатков номенклатуры - основной склад

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод остатков номенклатуры».

Назначение: ввода всех сведений о номенклатуре, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад

Склад: Основной склад

Заполнение табличной части документа:

Номенклатура: из Справочника Номенклатура

Ввод количества товара: вручную

Документ совершает проводку: Д41.1-К00

К общему списку документов

2

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода сумма документа должна отражаться в дебете счета 41.2

Ввод остатков номенклатуры - Магазин 1

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод остатков номенклатуры».

Назначение: ввода всех сведений о номенклатуре, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Магазин 1

Склад: Склад товаров Магазина 1

Заполнение табличной части документа:

Номенклатура: из Справочника Номенклатура

Ввод количества товара: вручную

Документ совершает проводку: Д41.2-К00

К общему списку документов

3

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода сумма документа должна отражаться в дебете счета 41.3

Ввод остатков номенклатуры - Магазин 2

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод остатков номенклатуры».

Назначение: ввода всех сведений о номенклатуре, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Магазин 2

Склад: Склад товаров Магазина 2

Заполнение табличной части документа:

Номенклатура: из Справочника Номенклатура

Ввод количества товара: вручную

Документ совершает проводку: Д41.3-К00

К общему списку документов

4

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода сумма документа должна отражаться в дебете счета 41.4

Ввод остатков номенклатуры - Магазин 3

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод остатков номенклатуры».

Назначение: ввода всех сведений о номенклатуре, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Магазин 3

Склад: Склад товаров Магазина 3

Заполнение табличной части документа:

Номенклатура: из Справочника Номенклатура

Ввод количества товара: вручную

Документ совершает проводку: Д41.4-К00

К общему списку документов

5

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода сумма документа должна отражаться в дебете счета 50.1

Ввод остатков по кассе

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков финансов».

Назначение: ввода сведений об остатках по кассе, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад

Вид остатка: по кассе

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по кассе: вручную

Документ совершает проводку: Д50.1-К00

К общему списку документов

6

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода сумма документа должна отражаться в дебете счета 51.1

Ввод остатков по банку

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков финансов».

Назначение: ввода сведений об остатках по банку, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад

Вид остатка: по банку

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по кассе: вручную

Документ совершает проводку: Д51.1-К00

К общему списку документов

7

Форма документа

Проверка правильности ввода: В ОСВ за дату ввода задолженность поставщиков (50000 руб) отражается в дебете, а задолженность предприятия перед поставщиками (10000 руб) отражается в кредите счета 60.1

Ввод остатков контрагентов (поставщиков)

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков контрагентов».

Назначение: ввода сведений об остатках по поставщикам, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад

Вид остатка: остатки по поставщикам

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по поставщикам: вручную

Проводки: В случае, если поставщик имеет задолженность перед предприятием, то остаток является дебетовым и вводится положительным. Проводка Д60.1-К00

Проводки: В случае, если предприятие имеет задолженность перед поставщиком, то остаток является кредитовым и вводится со знаком минус. Проводка Д00-К60.1

Ввод остатков по поставщикам для других подразделений (склады магазинов-партнеров) не предусмотрен, так как в данном предприятии прямых поставок от поставщиков в магазины не было..

К общему списку документов

8

Форма документа

Проверка правильности ввода:В ОСВ за дату ввода задолженность покупателей отражается в дебете, а задолженность предприятия перед покупателями отражается в кредите счета 62.1

Ввод остатков контрагентов (покупателей)

Расположение: пункт меню «Документы – Ввод статков контрагентов».

Назначение: ввода сведений об остатках по покупателям, необходимых для дальнейшего ведения учета.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад

Вид остатка: остатки по покупателям

Заполнение табличной части документа:

Ввод остатка по покупателям: вручную

Проводки: В случае, если покупатель имеет задолженность перед предприятием, то остаток является дебетовым и вводится положительным. Проводка Д62.1-К00

Проводки: В случае, если предприятие имеет задолженность перед покупателем, то остаток является кредитовым и вводится со знаком минус. Проводка Д00-К62.1

Остатки по покупателям для других подразделений не вводились, так как в них на момент внедрения не велось финансово-хозяйственной деятельности.

К общему списку документов

9

Форма документа

Проверка правильности ввода: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.1 отражается формирование проводок по факту перемещения товаров с основного склада (счет 41.1) на склад товаров Магазина 1 (счет 41.2).

Перемещение товаров с основного склада на склад Магазина 1

Расположение: пункт меню «Документы – Перемещения».

Назначение: перемещение товаров между складами предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Склад источник: Основной склад. Для пользователя данное поле заполняется автоматически.

Склад получатель: Склад товаров Магазина 1. Выбор складов товаров подразделений предприятия.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для перемещения. При этом пользователь видит, какое количество выбранного товара на текущую дату находится в резерве, что дает ему возможность при необходимости произвести снятие с резерва

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Перемещение".

Документ совершает проводки: списывает товары со счета 41.1 (основной склад) на счет 41.2 (склад товаров Магазин 1).

Отгрузочные документы: перемещение товаров между складами происходит по учетным (закупочным) ценам. Так как документ Перемещение отражает факт передачи товаров магазину-партнеру, то для документального оформления передачи товара можно распечатать документ в ценах реализации, при этом данный документ уже будет выступать в роли расходной накладной. Пользователь имеет возможность выбрать одну из ранее созданных категорий цен.

К общему списку документов

10

Форма документа

Проверка правильности ввода: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.1 отражается формирование проводок по факту перемещения товаров с основного склада (счет 41.1) на склад товаров Магазина 2 (счет 41.3).

Перемещение товаров с основного склада на склад Магазина 2

Расположение: пункт меню «Документы – Перемещения».

Назначение: перемещение товаров между складами предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Склад источник: Основной склад. Для пользователя данное поле заполняется автоматически.

Склад получатель: Склад товаров Магазина 2. Выбор складов товаров подразделений предприятия.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для перемещения. При этом пользователь видит, какое количество выбранного товара на текущую дату находится в резерве, что дает ему возможность при необходимости произвести снятие с резерва

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Перемещение".

Документ совершает проводки: списывает товары со счета 41.1 (основной склад) на счет 41.3 (склад товаров Магазин 2).

Отгрузочные документы: перемещение товаров между складами происходит по учетным (закупочным) ценам. Так как документ Перемещение отражает факт передачи товаров магазину-партнеру, то для документального оформления передачи товара можно распечатать документ в ценах реализации, при этом данный документ уже будет выступать в роли расходной накладной. Пользователь имеет возможность выбрать одну из ранее созданных категорий цен.

К общему списку документов

11

Форма документа

Проверка правильности ввода: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.1 отражается формирование проводок по факту перемещения товаров с основного склада (счет 41.1) на склад товаров Магазина 3 (счет 41.4).

Перемещение товаров с основного склада на склад Магазина 3

Расположение: пункт меню «Документы – Перемещения».

Назначение: перемещение товаров между складами предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Склад источник: Основной склад. Для пользователя данное поле заполняется автоматически.

Склад получатель: Склад товаров Магазина 3. Выбор складов товаров подразделений предприятия.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для перемещения. При этом пользователь видит, какое количество выбранного товара на текущую дату находится в резерве, что дает ему возможность при необходимости произвести снятие с резерва

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Перемещение".

Документ совершает проводки: списывает товары со счета 41.1 (основной склад) на счет 41.4 (склад товаров Магазин 3).

Отгрузочные документы: перемещение товаров между складами происходит по учетным (закупочным) ценам. Так как документ Перемещение отражает факт передачи товаров магазину-партнеру, то для документального оформления передачи товара можно распечатать документ в ценах реализации, при этом данный документ уже будет выступать в роли расходной накладной. Пользователь имеет возможность выбрать одну из ранее созданных категорий цен.

К общему списку документов

12

Форма документа

Проверка правильности ввода: из карточки по счету 41.1 видно, что производится помещениее указанных товаров на основной склад товаров (счет 41.1) и формирование задолженности предприятия перед поставщиком (счет 60.1)

Приходная накладная (товар)

Расположение: пункт меню «Документы – Приходная накладная».

Назначение: оформление ппоступления товаров от поставщика.

Реквизиты шапки документа:

Вид прихода: закупка (еще есть варианты выбора: Возврат от покупателя и Расходы на продажу)

Подразделение: Склад. Для пользователя данное поле заполняется автоматически без возможности его изменения.

Склад: основной склад.

Поставщик: выбор из справочника Контрагенты.

Заполнение табличной части документа:

Подбор товара: из справочника Номенклатура. При поступлении товара, на который нет карточки в справочнике Номекнклатура, пользователь может не выходя из работы с документом создать карточку на новый товар.

После выбора товара автоматически в поле Количество устанвливается значение "1", которое можно заменить на необходимое значение, и автоматически заполняется поле Цена в соответствии с информацией из карточки товара. Также автоматически заполняется поле Сумма (произведение Количества на Цену).

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Приходная накладная".

Документ совершает проводки: Д41.1-К60.1 т.е. производится помещение указанных товаров на склад товаров (счет 41.1) и формирование задолженности предприятия перед поставщиком (счет 60.1).

При необходимости произвести оплату за поставленный товар наличными ползователь при нажатии кнопки "Создать на основании" получает возможность сформировать Расходный кассовый ордер (РКО) с автоматическим заполнением необходимых полей данными из приходной накладной.

При безналичной оплате поставщику бухгалтер формирует документ «Расход денег со счета».

К общему списку документов

13

Форма документа

Проверка правильности ввода:Из карточки счета 51.1 видно, что документ произвел списание средств с расчетного счета предприятия (счет 51.1).

Расход денег со счета.

Расположение: пункт меню «Документы – Расходы денег со счета».

Назначение: оформление поступления безналичных платежей с расчетного счета предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад.

Операция: расчеты с поставщиками. Также возможен выбор "расчеты с налогами" и "расчеты с покупателями".

Заполнение табличной части документа:

Контрагент: выбор из справочника Контрагенты.

Заполнение табличной части документа:

Также имеется информационное поле "Платежное поручение", в котором можно указать номер предварительно составленного платежного поручения.

Документ совершает проводку:
Д60-К51.1 при расчетах с поставщиками
Д68.N-К51.1 при расчетах с налогами, где N - префикс субсчета подразделения по плану счетов
Д62.N-К51.1 при расчетах с покупателями, где N - префикс субсчета подразделения по плану счетов

К общему списку документов

14

Форма документа

Проверка правильности ввода:
в карточке счета 90.2 отражены проводки Д90.2-К41.2 (списание проданных товаров со склада Магазин №1 по учетным ценам - 50 000 руб), Д90.2-К99.2 (отнесение на прибыль подразделения Магазин №1 величины торговой наценки - 25 000 руб. Данная прибыль, конечно же, является частью общей прибыли всего предприятия, но подобный учет позволяет оперативно оценивать эффективность каждого из магазинов-партнеров за любой период), Д62.2-К90.2 (отражение факта продажи товаров в Магазине №2)
в карточке счета 50.1 отражена проводка Д50.1-К62.2 (оплата наличными от покупателя).
Управленческий анализ: после получения данных от Магазина №1 о фактически проданных товарах происходит оформление факта реализации данных товаров, списание со склада Магазина №1 данных товаров по учетным (закупочным) ценам, оприходывание полученной наличной выручки в кассу предприятия. Прибыль от данной операции учитывается в общей прибыли предприятия с учетом того, что она сформирована в Магазине №1.

Расходная накладная с оплатой за наличный расчет - создание в фронт-офисе

Расположение: фронт-офис (подсистема Рабочий стол). Создавать расходные накладные удобней в фронт-офисе (закладка Рабочий стол), в котором создан дружественный и интуитивно понятный интерфейс для работы даже для пользователей, имеющих минимальные навыки работы с компьютером. Оформление продаж также можно производить и в бэк-офисе, в котором размещены дополнительные документы и отчеты для более подготовленных сотрудников. Пример работы в бэк-офисе: Расходная накладная без формирования ПКО

Назначение: оформление факта продажи товаров в магазине-партнере через фронт-офис программы.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Магазин 1

Покупатель: выбор из справочника Контрагенты. Для удобства покупатели подразделения Магазин 1 названы тоже Магазин 1 (также и для других магазинов-партнеров).

Баланс: текущий баланс взаиморасчетов между подразделением и его покупателями.

Склад: склад товаров магазина 1 (выбирается автоматически после выбора подразделения).

Категория цены: по умолчанию выводятся розничные цены. В дальнейшем руководство предприятия может создавать и другие категории цен (оптовые, мелкооптовые, сезонные скидки и пр.), которые будут доступны пользователю для выбора.

За наличный расход (сформировать ПКО): по умолчанию в этом поле установлена галка, т.е. автоматически будет формироваться ПКО для оформления наличного платежа. При снятой галке (отпуск товара без оплаты) ПКО формироваться не будет и возникнет задолженность покупателя.

Заполнение табличной части документа:

Подбор товара: из справочника Номенклатура. При этом пользователю доступна информация об остатках товаров и количестве товара, зарезервированного по уже выписанным счетам. Подобранный товар попадает в поле «Выбранные товары», где видна общая сумма выбранных товаров.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Накладная" происходит формирование документа "Расходная накладная".

Документ совершает проводки: Д90.2-К41.2 (списание с склада товаров Магазина 1 как проданных), Д62.2-К90.2 (факт продажи товаров покупателю Магазин 1), Д90.2-К99.2 (отнесение прибыли от продажи товаров на счет подразделения Магазин 1)

Автоматически создаваемый ПКО совершает проводки: Д50.1-К62.2 т.е. списывается списывается задолженность покупателя (счет 62.2) на сумму оплаты наличными в кассу предприятия (счет 50.1). Так как у подразделения Магазин 1 нет собственной кассы (это склад магазина-партнера), то поступление денег оформляется в кассу предприятия (счет 50.1).

Кроме этого пользователь может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Счет"

К общему списку документов

15

Форма документа

Проверка правильности ввода: в карточке счета 50.1 отражены проводка Д50.1-К62.2 т.е. списывается списывается задолженность покупателя (счет 62.2) на сумму оплаты наличными в кассу предприятия (счет 50.1). Так как у подразделения Магазин 1 нет собственной кассы (это склад магазина-партнера), то поступление денег оформляется в кассу предприятия (счет 50.1).

ПКО по расходной накладной - автоматическое формирование в расходной накладной

На основании созданной расходной накладной Продавец может автоматически сформировать приходный кассовый ордер (ПКО) для оплаты наличными (при заполненной отметке в поле «За наличный расчет – сформировать ПКО») или создать его после оформления накладной (кнопка «Создать на основании»), который будет привязан к данной накладной (доступ к нему всегда возможен через кнопку «Связанные документы»).

Документ совершает проводки: Д50.1-К62.1 т.е. списывается задолженность покупателя (счет 62.2) после оплаты наличными в кассу (счет 50.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.

ПКО также можно использовать и самостоятельно: Приходный кассовый ордер.

К общему списку документов

16

Форма документа

Проверка правильности ввода:
в карточке счета 90.4 отражены проводки Д90.4-К41.4 (списание проданных товаров со склада Магазин №1 по учетным ценам), Д90.4-К99.4 (отнесение на прибыль подразделения Магазин №3 величины торговой наценки. Данная прибыль, конечно же, является частью общей прибыли всего предприятия, но подобный учет позволяет оперативно оценивать эффективность каждого из магазинов-партнеров за любой период), Д62.4-К90.4 (отражение факта продажи товаров в Магазине №3)
Управленческий анализ: после получения данных от Магазина №3 о фактически проданных товарах происходит оформление факта реализации данных товаров, списание со склада Магазина №3 данных товаров по учетным (закупочным) ценам. Прибыль от данной операции учитывается в общей прибыли предприятия с учетом того, что она сформирована в Магазине №3.

Расходная накладная без формирования ПКО

Расположение: пункт меню «Документы – Расходные накладные». Создавать расходные накладные удобней в фронт-офисе (закладка Рабочий стол), в котором создан дружественный и интуитивно понятный интерфейс для работы даже для пользователей, имеющих минимальные навыки работы с компьютером.

Назначение: оформление факта продажи товаров в магазине-партнере без факта наличной оплаты.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Магазин 3

Покупатель: выбор из справочника Контрагенты. Для удобства покупатели подразделения Магазин 3 названы тоже Магазин 3 (также и для других магазинов-партнеров).

Склад: склад товаров магазина 1 (выбирается автоматически после выбора подразделения).

Категория цены: по умолчанию выводятся розничные цены. В дальнейшем руководство предприятия может создавать и другие категории цен (оптовые, мелкооптовые, сезонные скидки и пр.), которые будут доступны пользователю для выбора.

За наличный расход (сформировать ПКО): по умолчанию в этом поле установлена галка, т.е. автоматически будет формироваться ПКО для оформления наличного платежа. При снятой галке (отпуск товара без оплаты) ПКО формироваться не будет и возникнет задолженность покупателя.

Заполнение табличной части документа:

Подбор товара: из справочника Номенклатура. При этом пользователю доступна информация об остатках товаров и количестве товара, зарезервированного по уже выписанным счетам. Подобранный товар попадает в поле «Выбранные товары», где видна общая сумма выбранных товаров.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Накладная" происходит формирование документа "Расходная накладная".

Документ совершает проводки: Д90.4-К41.4 (списание с склада товаров Магазина 3 как проданных), Д62.4-К90.4 (факт продажи товаров покупателю Магазин 3), Д90.4-К99.4 (отнесение прибыли от продажи товаров на счет подразделения Магазин 3)

Кроме этого пользователь может просто распечатать покупателю список выбранных товаров (кнопка "Печать") или оформить документ "Счет".

На основании созданной расходной накладной пользователь может автоматически сформировать приходный кассовый ордер (ПКО) для оплаты наличными (при заполненной отметке в поле «За наличный расчет – сформировать ПКО») или создать его после оформления накладной (кнопка «Создать на основании»), который будет привязан к данной накладной (доступ к нему всегда возможен через кнопку «Связанные документы».

При безналичной оплате покупателя бухгалтер формирует документ «Приход денег на счет».

К общему списку документов

17

Форма документа

Проверка правильности ввода:Из карточки счета 51.1 видно, что документ отразил поступление средств на расчетный счет предприятия (счет 51.1) и изменение задолженности покупателя (счет 62.4).

Приход денег на счет.

Расположение: пункт меню «Документы – Приходы денег на счет».

Назначение: оформление поступления безналичных поступлений на расчетный счет предприятия.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Магазин 3.

Операция: расчеты с покупателями. Также возможен выбор "расчеты с поставщиками" и "расчеты с налогами".

Заполнение табличной части документа:

Контрагент: выбор из справочника Контрагенты: Магазин 3 (для удобства покупатели подразделения Магазин 3 названы тоже Магазин 3, также и для других магазинов-партнеров).

Заполнение табличной части документа:

Также имеется информационное поле "Платежное поручение", в котором можно указать номер предварительно составленного платежного поручения.

Документ совершает проводку:

Д51.1-К68 при расчетах с налогами
Д51.1-К60.N при расчетах с поставщиками, где N - префикс субсчета подразделения по плану счетов
Д51.1-К62.N при расчетах с покупателями, где N - префикс субсчета подразделения по плану счетов

К общему списку документов

18

Форма документа

Проверка правильности ввода: В карточке счета 71.1 отражены проводки:
по приобретению малоценки: Д10.3.1-К71.1
по приобретению хозрасходов: Д10.2.1-К71.1
по оплате таможенных платежей: Д44.1-К71.1
по оплате коммунальных расходов: Д441.1-К71.1
В карточке счета 44.1 отражены проводки:
списание таможенных платежей на убытки: Д99.1-К44.1
списание коммунальных расходов на убытки: Д99.1-44.1

Проверка правильности ввода: В карточке счета 44.1 отражены проводки:
списание таможенных платежей на убытки: Д99.1-К44.1
списание коммунальных расходов на убытки: Д99.1-44.1

Авансовый отчет

Расположение: пункт меню «Документы – Авансовый отчет.

Назначение: Оформление приобретения сотрудниками предприятия хозрасходов, малоценки, товаров, а также оплаты ими различных общехозяйственных затрат.

Реквизиты шапки документа:

Сотрудник: Выбор сотрудника предприятия из справочника Сотрудники.

Баланс: информационное поле, в которое автоматически выводится текущий баланс взаиморасчетов сотрудника с предприятием на момент оформления документа.

Заполнение табличной части документа:

Подразделение: выбор подразделения определяется авторизацией пользователя. В данном случае пользователь закреплен за подразделением Склад и в данном поле автоматически выбирается Склад

Наименование: выбор хозрасходов, малоценки, товаров, налогов, расходов на продажу из справочника Номенклатура.

Склад: выбор склада, на который помещается соответствующий элемент Номенклатуры. В случае, если пользователь не прикреплен к конкретному подразделению (например, снабженец, обслуживающий все подразделения предприятия), то возможно оприходывание на склады различных подразделений.

Документ совершает проводки:

при оформлении хозрасходов: Д10.2.1-К71.1 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.1) приобретенных хозрасходов и учет их на складе хозрасходов подразделения(счет 10.2.1)
при оформлении малоценки: Д10.3.1-К71.1 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.1) приобретенной малоценки и учет ее на складе малоценки подразделения(счет 10.3.1)
при оформлении товаров: Д41.1-К71.1 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.1) приобретенных товаров и учет их на складе товаров подразделения(счет 41.1)
при оформлении общехозяйственных расходов: Д44.1-К71.1 списание с подотчетного лица подразделения (счет 71.1) стоимости общехозяйственных расходов и учет их на счете 44.1, а также проводку Д99.1-К44.1 относящую данные расходы на убытки подразделения, что позволит в дальнейшем (например при анализе прибыли подразделения) отнести данные расходы именно к этому подразделению.

К общему списку документов

19

Форма документа

Проверка правильности ввода: формирование проводок в ОСВ и анализ Карточки счета 71.1:
в карточке отражена проводка Д71.1-К50.1, подтверждающая выдачу средств из кассы предприятия (счет 50.1)
из карточки также виден текущий баланс взаиморасчетов предприятия с подотчетным лицом: задолженность перед сотрудником составляет 4650 рублей.

Расходный кассовый ордер (РКО)

Расположение: пункт меню «Документы – Расходный кассовый ордер».

Назначение: оформление выдачи наличных из кассы.

Реквизиты шапки документа:

Операция: Расчеты с подотчетными лицами (еще есть варианты выбора: Расчеты с поставщиками, Расчеты с учредителями, Расчеты с банком, Расчеты по налогам, Расчеты с торговыми представителями)

Подразделение: Склад

Заполнение табличной части документа:

Контрагент: выбор из справочника Сотрудники

Формирование документа: После ввода суммы при нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "РКО".

Документ совершает проводки: Д71.1-К50.1 т.е. производится выдача наличных из кассы подразделения Склад (счет 50.1) и списывается задолженность перед подотчетным лицом (счет 71.1)

При выборе другого целевого назначения выдачи наличных РКО формирует другие проводки. Например, при выборе Операции Расчеты с поставщиками, документ совершает проводки: Д60.1-К50.1 т.е. производится выдача наличных из кассы подразделения Склад (счет 50.1) и списывается задолженность перед поставщиком (счет 60.1).

К общему списку документов

20

Форма документа

Дополнительная информация: в оборотно-сальдовой ведомости и в карточке счета 41.1 отражается формирование проводок по факту списания товаров со склада подразделения Склад (счет 41.1) на убытки подразделения Склад (счет 99.1), которые также учитываются при формировании прибыли\убытков всего предприятия (счет 99).

Списание товаров

Расположение: пункт меню «Документы – Списания».

Назначение: списание товаров со склада предприятия (брак, порча, недостача и т.п.).

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад

Склад : Основной склад. Данное поле заполняется автоматически, но также есть возможность выбора склада Малоценки и склада Хозрасходов для списания соответствующей номенклатуры.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: выбор из справочника Номенклатура товаров для списания.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Списание.

Документ совершает проводку Д99.1-К41.1

К общему списку документов

21

Форма документа

Дополнительная информация: в Аналитических отчетах есть отчет "Анализ лимита остатков", в котором представлены лимиты остатков товаров, введенные в карточки товаров, цена товаров и общая сумма. Отчет наглядно дает представление о сумме финансов, "замороженных" для поддержания необходимых товарных запасов на складах.

Так как на данном предприятии снабжение всех подразделений (склады магазинов-партнеров) происходит только с основного склада (т.е. приход товаров от поставщиков возможен только на основной склад) , то нет необходимости создавать Заказ поставщику для отдельного подразделения - документ сразу выдает данные для всего предприятия. При необходимости возможно реализовать формирование Заказов поставщикам и для каждого подразделения отдельно.

Заказ поставщику

Расположение: пункт меню «Документы – Заказ поставщику».

Назначение: автоматическое формирование заказов поставщикам исходя из анализа лимитов остатков товаров.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад.

Поставщик : выбирается из справочника Контрагенты.

Заполнение табличной части документа:

Заполнить : происходит автоматическое заполнение полей Лимит (вводится при заполнении карточек товаров), Остаток (общее количество данного товара по всем складам), Потребность (разница между Лимитом и Остатком), Цена (учетная цена единицы товара), Сумма (общая сумма товаров, которые необходимо приобрести для поддержания выбранного лимита остатка), Осн.поставщик (основной поставщик, у которого приобретается данный товар). Заполнение происходит только для тех товаров, у которых фактический остаток меньше введенного в карточке товара лимита остатка.

Наименование: автоматическое заполнение из справочника Номенклатура.

Формирование документа: Автоматически сформированный список можно корректировать путем удаления определенных товаров или изменения количества заказываемого товара. Если в поле Поставщик не будет сделан выбор, то будут выведены все товары, у которых остаток меньше введенного лимита. При выборе конкретного Поставщика будут выведены только те товары, в карточках которых в качестве Основного поставщика указан именно этот поставщик. Окончательное формирование документа возможно только при выборе какого-либо поставщика. При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Заказ поставщику".

Создать на основании: возможность автоматического создания приходной накладной при оформлении поступления товара от поставщика на склад.

Документ не совершает проводки. Предназначен для отсылки заказа поставщику.

К общему списку документов

22

Форма документа

Проверка правильности ввода: анализ списания недостачи и оприходывания излишков в ОСВ и карточке счета 99.2.
Излишек (1 шт товара "Бра") оприходован на склад Магазин 1 с оформлением проводки Д41.2-К99.2
Недостача (1 шт товара "Рюмка") списана на убытки подразделения Магазин 1 с оформлением проводки Д99.2-К41.2

Инвентаризация

Расположение: пункт меню «Документы – Инвентаризация».

Назначение: автоматическое формирование остатков товаров для их корректировки по результатам инвентаризации с автоматическим проведением списания или оприходывания.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Магазин 1

Склад: после выбора подразделения автоматически выбирается склад выбранного подразделения

Заполнение табличной части документа:

Подбор: пользователь может выбрать несколько товаров из справочника Номенклатура, по которому была проведена инвентаризация на выбранном складе.

Заполнить по складу: при этом автоматически выводится информация об остатках всей номенклатуры на выбранном складе.

Наименование: автоматическое или ручное заполнение из справочника Номенклатура.

Формирование документа: После нажатия кнопок Подбор или Заполнение происходит автоматическое заполнение полей: в поле Кол-во заносится "книжное" количество элемента номенклатуры (соотвествующее введенным ранее документам), в поле Сумма заносится общая сумма выбранного элемента номенклатуры в учетных ценах, в поле Кол-во факт также заносятся "книжные" остатки, которые пользователь может корретировать по данным проведенной инвентаризации, в поле Сумма факт. заносится сумма остатков товаров с учетом проведенной корректировки. При этом для удобства во всех полях элементов номенклатуры, у которых после корректировки фактический остаток отличается от "книжного", используется текст красного цвета.

Документ совершает проводки: при наличии недостачи: Д99.2-К41.2 списание недостачи на складе товаров Магазин 1 со счета 41.2 на убытки подразделения Магазин 1 по счету 99.1 (что также будет учтено в убытках всего предприятия в целом на счете 99)
при выявлении излишков: Д41.2-К99.2 поступление товара на склад товаров Магазин 1 (счет 41.2) за счет прибыли подразделения Магазин 1 по счету 99.2 (что также будет учтено в прибыли всего предприятия в целом на счете 99)

В соответствии с пунктом 250 НК, выявленные в результате инвентаризации излишки должны быть включены во внереализационные доходы компании (счет 91), и в дальнейшем списать в убытки можно будет не всю рыночную стоимость оприходованных ценностей, а только сумму налога на прибыль, уплаченную в связи с найденным запасом. Но, по согласованию с главным бухгалтером предприятия, текущее оприходывание излишков было оформлено через счет 99, с дальнейшим "ручным" учетом реализации излишков.

К общему списку документов

23

Форма документа

Проверка правильности ввода: в карточке счета 44.1 видно, что проведение документа формирует две проводки: Д44.1-К60.1 и Д99.1-К44.1

Приходная накладная на затраты

Расположение: пункт меню «Документы – Приходная накладная».

Назначение: оформление понесенных общехозяйственных затрат от поставщика услуг.

Реквизиты шапки документа:

Вид прихода: Расходы на продажу (еще есть варианты выбора: Возврат от покупателя и Закупка)

Подразделение: Склад

Склад: склад расходов на продажу. Конечно же, ведение подобного склада не стоит воспринимать буквально, так как услуги не материальны и физическому хранению не подлежат. Но, создание такого склада позволяет вести на нем учет затрат, которые фактически понесло предприятие, что позволяет наглядно анализировать взаиморасчеты с поставщиками услуг и вести аналитический учет по ним также, как и с товарами.

Поставщик: выбор из справочника Контрагенты.

Заполнение табличной части документа:

Наименование: из справочника Номенклатура. При оформлении услуги, на которую нет карточки в справочнике Номекнклатура, пользователь может не выходя из работы с документом создать карточку на новую услугу.

После выбора услуги автоматически в поле Количество устанвливается значение "1", которое можно заме5нить на необходимое, и автоматически заполняется поле Цена в соответствии с информацией из карточки товара. Также автоматически заполняется поле Сумма (произведение Количества на Цену).

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Приходная накладная".

Документ совершает проводки:
Д44.1-К60.1 - т.е. отражается факт признания оказанной услуги и учет ее на складе расходов на продажу подразделения Склад(счет 44.1) и формирование задолженности предприятия перед поставщиком (счет 60.1), что в дальнейшем позволит вести полный учет как по всему предприятию в целом, так и в разрезе по данному подразделению.
Д99.1-К44.1 - т.к. оказанные предприятию услуги, в отличие от приобретенных товаров, не могут числиться на складе, то происходит автоматическое их списание с склада расходов на продажу подразделения Склад (счет 44.1) на результаты финансовой деятельности (убытки) подразделения -счет 99.1

При необходимости произвести оплату за оформленную услугу наличными пользователь при нажатии кнопки "Создать на основании" получает возможность сформировать Расходный кассовый ордер (РКО) с автоматическим заполнением необходимых полей данными из приходной накладной.

При безналичной оплате поставщику пользователь формирует документ «Расход денег со счета».

К общему списку документов

24

Форма документа

Проверка правильности ввода: данный документ проводок не создает.

Начисление зарплаты

Пользователь в текущей работе может начислить зарплату сотрудникам. В данном случае по желанию заказчика документ создается не расчетным путем, а "вручную". Но учет информации о фактически выплаченной зарплате сотрудникам предприятия позволяет в настоящей программе достигнуть выведения чистой прибыли по предприятию в целом и по подразделениям. В дальнейшем, после согласования с руководством предприятия может быть реализован механизм расчета начисления программы. Документ "Начисление зарплаты" полновесно работает при сменном характере работы, при котором необходимо производить начисление за каждую фактически отработанную смену. Также возможно начислять сотрудникам премии, проценты от личной выработки, проценты от объема продаж подразделения, всего предприятия и т.д. Во всех случаях документ "Начисление зарплаты" используется в работе документа "Выплата зарплаты".

Расположение: пункт меню «Документы – Начисление зарплаты».

Назначение: предварительное начисление зарплаты сотрудникам.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад. Таким же образом возможно провести начисление зарплаты и для других подразделений.

Дата начала и дата окончания периода : возможность выбора периода для начисления зарплаты.

Заполнение табличной части документа:

Сотрудник: выбор из справочника Сотрудники.

Заполнить: автозаполнение из справочника Сотрудники.

Рассчитать: расчет зарплаты на основании данных, указанных в карточке сотрудников справочника Сотрудники.

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Начисление зарплаты".

Документ не совершает проводок.

К общему списку документов

25

Форма документа

Проверка правильности ввода: из карточки счета 70.1 видно, что произошла выдача наличных из кассы подразделения Склад (счет 50.1) в качестве зарплаты сотрудникам подразделения (счет 70.1), а также, что произведено списание зарплаты, выданной сотрудникам подразделения Склад (счет 70.1) на результаты финансовой деятельности подразделения (счет 99.1)

Выплата зарплаты

Пользователь в текущей работе может оформить выплату зарплату сотрудникам. В данном случае по желанию заказчика документ создается не расчетным путем, а "вручную". Но учет информации о фактически выплаченной зарплате сотрудникам предприятия позволяет в настоящей программе достигнуть выведения чистой прибыли по предприятию в целом и по подразделениям. В дальнейшем, после согласования с руководством предприятия может быть реализован механизм расчета начисления программы.

Расположение: пункт меню «Документы – Выплата зарплаты».

Назначение: оформление выплаты зарплаты сотрудникам.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад. Таким же образом возможно провести начисление зарплаты и для других подразделений.

Заполнение табличной части документа:

Сотрудник: выбор из справочника Сотрудники.

Заполнить: заполнение полей из документа "Начисление зарплаты".

Корректировка: поля "Сумма выплаты" можно редактировать, вставляя значения, отличные от значений, указанных в документе "Начисление зарплаты".

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Начисление зарплаты".

Документ совершает проводки:
Д70.1-К50.1 выдача наличных из кассы подразделения Склад (счет 50.1) в качестве зарплаты сотрудникам подразделения (счет 70.1)
Д99.1-К70.1 списание зарплаты, выданной сотрудникам подразделения Склад (счет 70.1) на результаты финансовой деятельности подразделения (счет 99.1)

К общему списку документов

26

Форма документа

Документ не формирует проводок

Начисление налогов.

В данном случае внедрения не стояла задача автоматического исчисления налогов. Данные о фактически уплаченных налогах необходимо вводить в программу для выявления чистой прибыли предприятия.

Расположение: пункт меню «Документы – Начисление налогов».

Назначение: "ручной" ввод фактически уплаченных налогов.

Реквизиты шапки документа:

Подразделение: Склад

Заполнение табличной части документа:

Контрагент: выбор из справочника Контрагенты (папка Налоги).

Создать на основании: на основании созданного документа можно автоматически создать расходный кассовый ордер (РКО) для оплаты налога наличными на основании данных, указанных в документе "Начисление налогов".

Формирование документа: При нажатии кнопки "Провести" происходит формирование документа "Начисление налогов".

Документ не совершает проводок.

К общему списку документов